Zusammenarbeit in Projekten mit CoP.Track bereichsübergreifend absichern

Führen von Projekt-Teams zu optimaler Zusammenarbeit – das ist die hohe Kunst des Projektmanagements. Mit CoP.Track, der Software für das Projekt­management stellen wir Funktionen zur Verfügung, um diese Aufgaben zu unterstützen. Die Frage ist: Welchen Beitrag liefert die Software für das Projektmanagement, für die Zusammenarbeit der Teams, Abteilungen und Projektorganisation?

CoP.Track liefert Sicherheit und Transparenz für die Prozess-Steuerung durch Gliederung der Pro­jekte in Teilprojekte mit eigenständiger Bearbei­tung durch die beauftragten „Teilprojektleiter“. Der Projektleiter sieht den Projektfortschritt und eventuelle Änderungen im Teilprojekt – und umgekehrt, sieht der Teilprojektleiter Änderungen im Projekt, die seinen Bereich betreffen.

Abteilungsleiter organisieren (planen) ihre Arbeit und erhalten zusätzliche Aufgaben aus Projekten. Sie werden in verschiedenen Projekten als Teilprojektleiter in die Pflicht genommen. Für die Leistungserbringung – die Durchführung, entstehen oft Zielkonflikte die aus der Natur der Organisation stammen. Die unterschiedliche Verantwortlichkeit für Abteilung oder Projekt führen fast zwangsläufig zu unterschiedlichen Bewertungen bzw. Priorisierungen. Vorrangiges Interesse eines Abteilungsleiters ist meistens, seine Mitarbeiter kontinuierlich auszulasten (unproduktive Rüstzeiten vermeiden), was nicht immer in Harmonie mit den Interessen von Projektleitern steht. Entstandene Zielkonflikte müssen gelöst werden durch Koordinierungs- und Abstimmungsmaßnahmen betreffend der Termine und verfügbaren Ressourcen. Dafür notwendige Übersichten und Detailinformationen (auch für Szenarien) liefert das Programm CoP.Track.

Projektübergreifende Verknüpfungen als informatorische Verbindung

CoP.Track kennt die Funktion der projektübergreifenden Verknüpfungen von Teilprojekten, oder Vorgängen. Teilprojekte und Vorgänge sind Strukturelemente, die miteinander verknüpft in andere Projekte projiziert und dort eigenständig bearbeitet werden können.

Jeder Beteiligte kann sich mit einem Vorgang oder Teilprojekt aus einem anderen Projekt verknüpfen. Jeder Beteiligte erstellt sich so seine eigene Projektplan-Sicht für seinen Aufgabenbereich. Als Teilprojektleiter bearbeitet er eigenständig seinen Bereich. Bei Änderung seitens der Projektleitung sieht der Teilprojektleiter diese und umgekehrt, werden Änderungen aus dem Teilprojekt im Gesamtprojekt angezeigt.

Projektübergreifende Verknüpfungen schaffen Transparenz für die unterschiedlichen Anforderungen aus der Abteilungs- oder Projektsicht.
CoP.Track liefert mit dieser Funktion der Verknüpfungen von Projekten und Teilprojekten (oder Vorgangsebene) ein wesentliches Instrument für die bessere und kommunikative Zusammenarbeit.

Neu und einmalig ist die Übersicht für den Abteilungsleiter und für den Projektleiter. Beide können ihren Situationen entsprechend die Pläne bearbeiten und immer sieht jeder Berechtigte die Auswirkungen. Die Information steht jedem sofort zur Verfügung. Terminänderungen und Aufwandsänderungen im Bereich des Abteilungsleiters automatisch an den Projektleiter als „Nachricht“ – und bei drohendem Verzug als Alarmsignal gemeldet.

Darstellung der Matrix-Organisation von Projekten und Verantwortlichkeiten in Abteilungen.

Neu und einmalig ist in CoP.Track, wie die Kommunikation – die interne „Kunden-Lieferanten – Beziehung“ zwischen Abteilungsverantwortung und Projektverantwortung unterstützt wird.

CoP.Track liefert alle Information von Veränderungen im Projekt und Teilprojekt automatisch an den Projektleiter und schafft dadurch die Voraussetzung für schnelle Kommunikation aller Beteiligten. Ob E-Mails, externe Dokumente, Auswertungen, Protokolle oder Checklisten – alle Dokumente finden ihre systematische Zuordnung innerhalb von CoP.Track.

CoP.Track systematisiert das Änderungsmanagement weil für jeden Beteiligten die Auswirkungen in den Plänen sichtbar sind und dadurch die Abstimmung von Änderungen erleichtert. So wird Zuständigkeit und Verantwortlichkeit in den Bereichen beibehalten und die Zusammenarbeit durch Transparenz gefördert.

CoP.Track standardisiert den Daten- und Informationsaustausch weil dieser nun innerhalb der Software erfolgt, dafür sind weitere Funktionen für die Dokumentation angeboten, die im Zugriff für jeden Berechtigten verfügbar sind. Professionelle Bereitstellung aller Informationen entlang der Strukturelemente in CoP.Track schafft weitere Transparenz für alle Beteiligten. In Übersichten, Berichten und Auswertungen werden die Informationen dokumentiert.

CoP.Track sichert die Zielerreichung in Projekt und Teilprojekt durch Bewertungsfunktionen (Reifegradbestimmung, Performance Indices) und Alertfunktionen für den drohenden Leistungsverzug. Diese Funktionen in CoP.Track dienen vor allem in Situationen, in denen zahlreiche und komplexe Aufgaben zu bewältigen sind und die Beteiligten nicht im ständigen Kontakt stehen können.

Mit CoP.Track liefert die SMC GmbH ein webbasierendes Werkzeug für Ihr Projektmanagement.

INTERMET-PROJECS

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Web: www.intermet.de und www.coptrack.de